Produção diária no Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Cadastro de Produtos e confira código, produto, unidade, categoria, custo unitário, estoque mínimo e situação Ativo.
2. Na aba Produção Diária, informe a data, selecione o código do produto e preencha quantidade planejada, quantidade produzida e quantidade aprovada.
3. Adicione uma observação quando houver uma ocorrência, como demanda maior no almoço, ajuste de embalagem ou produção normal.
4. Confira as colunas calculadas de produto, unidade, perdas, custo unitário, custo total, produtividade, aproveitamento e status.
5. Abra a aba Resumo para verificar os totais gerais e a consolidação por código de produto.
6. Analise os registros com status Ação necessária e compare perdas e aproveitamento antes de decidir sobre processo, matéria-prima ou planejamento.
7. Ao final de cada período, revise códigos, custos e linhas preenchidas, salve uma cópia do arquivo e atualize o cadastro quando houver mudança.

Para um pequeno negócio, o controle começa no registro correto de cada lote ou rodada de produção. Na aba Produção Diária, você informa a data, escolhe um código como P001 e preenche as quantidades planejada, produzida e aprovada. O nome do produto, a unidade e o custo unitário são retornados do Cadastro de Produtos. Isso evita repetir descrições e reduz divergências entre os registros.

Considere o exemplo visível no arquivo: para o P001, o planejamento foi de 100 unidades, a produção foi de 98 e a aprovação foi de 96. A perda calculada é de 2 unidades, porque corresponde à diferença entre produzido e aprovado. Com custo unitário de R$ 18,50 no cadastro, o custo total da produção aprovada chega a R$ 1.776,00. Esse valor não representa venda ou faturamento; é um indicador de custo associado ao que foi aprovado.

Leitura do resultado operacional

A produtividade compara a quantidade produzida com o planejamento. Já o índice de aproveitamento compara a quantidade aprovada com a quantidade produzida. No exemplo, a produtividade é de 98% e o aproveitamento é de aproximadamente 97,96%. O status resultante fica na faixa Excelente, conforme a regra configurada na planilha.

Decisão com base nos registros

Se uma marmita apresenta perdas recorrentes, você pode investigar porcionamento, embalagem, armazenamento ou qualidade. Para uma lanchonete, o campo Observações ajuda a relacionar a produção com acontecimentos como demanda maior no almoço. O controle também pode apoiar compras e escala da equipe, mas não substitui conferências de estoque, contas a pagar ou apuração do DAS do MEI.

A planilha separa campos de entrada, cálculos e indicadores. Na aba Produção Diária, Data, Código do produto, Quantidade planejada, Quantidade produzida, Quantidade aprovada e Observações são preenchidos por você. Produto, Unidade e Custo unitário são consultados no Cadastro de Produtos. Perdas, Custo total, Produtividade, Índice de aproveitamento e Status são resultados calculados.

O código escolhido em B2:B101 usa uma lista baseada no cadastro. As quantidades de E2:G101 aceitam valores decimais não negativos. Quando o código não é localizado, a coluna Produto pode mostrar “Código não cadastrado”, permitindo uma correção antes da análise. A fórmula de perdas usa a diferença entre produzido e aprovado e impede resultado negativo. O custo total multiplica a quantidade aprovada pelo custo unitário.

Como interpretar as fórmulas

Produtividade é calculada pela relação entre quantidade produzida e quantidade planejada, desde que exista planejamento diferente de zero. O índice de aproveitamento relaciona aprovados e produzidos. O status usa faixas predefinidas: a partir de 98% aparece Excelente; a partir de 90% aparece Acompanhar; abaixo disso aparece Ação necessária. Quando não há produção, o resultado é Sem produção.

Como conferir antes de decidir

Confira se o custo unitário do cadastro está atualizado e se a unidade corresponde ao produto. Depois compare quantidade produzida e aprovada com a observação registrada. Na aba Resumo, o total aprovado alimenta o custo total da produção aprovada, enquanto o aproveitamento geral divide aprovados por produzidos. Se o cadastro mudar, revise o efeito nos cálculos históricos antes de substituir custos.

O erro mais comum é registrar o produto errado na linha de produção. Como Produto, Unidade e Custo unitário dependem do código, uma seleção incorreta altera a descrição e o custo total. Em uma cozinha que produz 100 marmitas a R$ 18,50, lançar P002 em vez de P001 pode trocar o custo unitário para R$ 9,80. A diferença de R$ 870,00 no cálculo de 100 unidades compromete a leitura do custo do período.

Outro problema é informar quantidade aprovada maior que a produzida. A fórmula de perdas evita número negativo ao usar o maior valor entre zero e a diferença, mas isso não corrige o registro operacional. A aprovação deve ser conferida com a pessoa responsável pela qualidade ou expedição. Também é importante não confundir quantidade aprovada com venda: produto aprovado pode permanecer em estoque ou ser destinado a outro canal.

Falhas no planejamento

Quando a quantidade planejada fica vazia ou igual a zero, a produtividade não deve ser interpretada como desempenho normal. Uma produção de 60 unidades pode parecer eficiente sem uma meta de comparação. Da mesma forma, registrar a produção diária em linhas diferentes sem data correta prejudica a análise por período e o acompanhamento de sazonalidade.

Falhas no cadastro

Custos antigos no Cadastro de Produtos fazem o custo total ficar defasado, principalmente quando mudam insumos, embalagens ou fornecedores. O estoque mínimo também não é atualizado automaticamente a partir da produção; ele é um campo de referência cadastral. Para evitar retrabalho, revise códigos, unidades, custos e situação Ativo antes de iniciar uma nova semana.

Use a planilha em uma rotina simples e repetível. No início do dia, confira os produtos planejados e os códigos ativos no cadastro. Durante ou ao final de cada rodada, registre data, código, quantidades e observação. Não deixe para preencher vários dias de uma vez, porque a memória da equipe pode omitir perdas, ajustes de embalagem ou interrupções.

Uma conferência semanal pode começar pela aba Resumo. Observe total planejado, total produzido, total aprovado, perdas, custo total da produção aprovada, produção média por registro, registros com ação necessária e aproveitamento geral. Em seguida, use o detalhamento por produto para descobrir se a perda está concentrada em P001, P002 ou outro código. Compare a informação com estoque físico e pedidos, pois a planilha não possui movimentação automática de estoque nem integração com vendas.

Fechamento mensal

No fechamento do mês, revise linhas sem data, códigos não cadastrados, quantidades zeradas e custos unitários desatualizados. Salve uma cópia com o período identificado, como “Produção setembro de 2026”, sem apagar o histórico original. Para um MEI ou pequeno negócio, esse arquivo pode apoiar decisões de compras e produção, mas custos e resultados devem ser conciliados com o fluxo de caixa e os documentos fiscais.

Quando migrar para um sistema

Considere um sistema quando várias pessoas precisarem lançar ao mesmo tempo, quando houver mais registros que as linhas preparadas, necessidade de rastrear lotes, integração com vendas ou estoque, permissões de acesso e histórico de alterações. Enquanto o volume couber na estrutura do arquivo, a disciplina de preenchimento e conferência é mais importante do que adicionar campos sem uso.