Lista de presença no Excel - Planilha grátis

A aba Participantes reúne código, nome, empresa, cidade, e-mail e tipo de negócio. O código é a chave: duas pessoas não devem compartilhar P001. Nome e código são necessários para a consulta; os demais dados devem ser preenchidos somente quando ajudarem na organização do evento. Os contatos do exemplo são fictícios e precisam ser substituídos.

Na aba Resumo, cadastre os códigos e nomes dos eventos nas linhas 14 a 113. EVT-001, por exemplo, corresponde à Oficina de Fluxo de Caixa. O lançamento consulta esse cadastro pelo código. Códigos repetidos geram uma pendência, mesmo que os nomes pareçam semelhantes.

Cada linha da lista representa uma participação em uma data e evento. A mesma pessoa pode participar de vários eventos ou do mesmo evento em dias diferentes. Para duas sessões diferentes no mesmo dia, crie códigos próprios. Isso permite distinguir sessões legítimas de uma linha duplicada que inflaria a frequência.

1. Revise os códigos e nomes nos dois cadastros.
2. Na Lista de Presença, preencha data, código do evento e código do participante.
3. Escolha modalidade e status; depois informe os horários de quem participou.
4. Revise o Controle dos dados e as pendências no Resumo.
5. Confira a taxa e as horas com a lista de inscrições ou confirmação do evento.

A taxa de participação é (Presentes + Atrasados) ÷ registros válidos. No exemplo, há cinco presentes, dois atrasados, dois ausentes e um justificado: sete participações em dez registros, ou 70%. A justificativa explica a ausência, mas não transforma uma pessoa ausente em participante.

O denominador só representa o público esperado se você registrar também quem faltou. Uma lista preenchida apenas com quem compareceu pode mostrar 100% mesmo quando várias pessoas inscritas não apareceram. Inclua uma linha para cada participante esperado ou compare o resultado com a base de inscrições antes de tirar conclusões.

Presença não significa aprovação, certificação ou cumprimento de uma carga mínima. Esses critérios dependem do evento. A planilha não recebe assinaturas digitais, autentica identidade ou emite certificados. Se houver necessidade de comprovação formal, mantenha os registros adicionais apropriados ao processo.

As colunas J e K recebem entrada e saída como horários de Excel, por exemplo 08:25 e 12:00. A coluna N recebe o intervalo em horas decimais: meia hora corresponde a 0,5, e quinze minutos a 0,25. O resultado em L desconta o intervalo do tempo total.

Na coluna O, informe 1 somente quando a saída ocorreu no dia seguinte; use 0 para o mesmo dia. Isso evita interpretar silenciosamente um horário invertido como trabalho noturno. A duração bruta aceita é maior que zero e de até 24 horas. Eventos que atravessam mais dias devem ser divididos em registros diários.

Não digite “3h30” ou “3,30 horas” no lugar dos horários. Três horas e meia são 3,5 horas decimais. A documentação da Microsoft sobre diferença entre horários explica a subtração usada como base. No arquivo, a virada e o intervalo são entradas explícitas.

O Resumo apresenta totais gerais e por código de evento. A soma de horas conta as participações válidas; a média de horas considera apenas Presentes e Atrasados. No exemplo, 31,25 horas divididas pelas sete pessoas que participaram resultam em aproximadamente 4,46 horas por participação. Ausências válidas não reduzem essa média.

A coluna P sinaliza datas, códigos, horários e combinações que precisam de revisão. Uma mesma data, evento e participante repetidos invalida as duas linhas até a correção. Cadastros duplicados também afetam as participações ligadas ao código. Confira a quantidade de pendências antes de concluir que houve pouca presença: registros excluídos podem estar esperando correção.

O painel abrange todas as 100 linhas, e não apenas as linhas visíveis depois de aplicar um filtro. Para fechar eventos de um período específico, use uma cópia com esse conjunto de participações ou consulte o código correspondente. O arquivo não possui um seletor mensal. Registros são participações, não uma contagem de pessoas únicas em toda a história da empresa.

Se a lista circular entre participantes, evite entregar a aba inteira de cadastro com contatos de outras pessoas. Prepare uma cópia contendo apenas as informações necessárias para a finalidade do encontro. Defina quem atualiza os registros e guarde o arquivo em local com acesso controlado. A orientação da ANPD para agentes de pequeno porte reúne medidas de segurança para esse cuidado.

As linhas preparadas vão de 2 a 101 na lista e nos participantes. Ao ultrapassar essa capacidade, amplie consultas, fórmulas, validações e resumos em conjunto. Inserir uma linha abaixo da tabela não garante sua inclusão nos indicadores. Para acompanhar também conteúdo, custos e revisões das capacitações, consulte a planilha de treinamentos.