Prestação de Contas no Excel - Planilha grátis

Na aba Prestação de Contas, informe a data inicial em F3, a final em I3 e o saldo inicial em F4. As duas datas entram no filtro: um movimento realizado exatamente no primeiro ou no último dia pertence ao período. O saldo inicial é o dinheiro existente antes do início desse recorte, conforme sua conferência de caixa e contas.

O arquivo vem com exemplos fictícios de julho de 2026 e saldo inicial de R$ 1.000,00. Substitua esses dados pela realidade da operação. Para fechar agosto, por exemplo, selecione 01/08 a 31/08 e informe o saldo conferido no encerramento anterior. Alterar o mês sem revisar o saldo inicial produz uma posição de caixa incompleta.

Na aba Lançamentos, cada linha recebe um ID manual único, data, tipo, categoria e valor positivo. Tipo define a direção: Recebimento entra no caixa; Pagamento, Reembolso e Adiantamento saem. Essa convenção vale para este modelo. Se alguém devolveu um adiantamento, registre um Recebimento e indique o ID original na observação.

Realização

Realizado indica que o movimento aconteceu. Previsto representa uma entrada ou saída esperada e permanece nos indicadores separados de previsão.

Status

Pendente, Conferido e Ajustar descrevem a checagem documental. Um gasto já pago pode continuar Pendente porque falta o comprovante.

Data

Use a data efetiva do movimento realizado. Em uma previsão, registre a data esperada e revise o campo quando o dinheiro realmente entrar ou sair. O campo Prazo é auxiliar.

Imagine um adiantamento de R$ 800,00 entregue à equipe. Se o dinheiro saiu, marque Realizado, mesmo que a documentação esteja Pendente. Quando receber o comprovante, mude apenas a conferência. Registrar um segundo pagamento nessa etapa descontaria os mesmos R$ 800,00 novamente. Para liquidações parciais, divida o valor realizado e o restante previsto em linhas diferentes, com IDs próprios e referência comum.

O saldo final deve ser confrontado com os valores efetivos das contas e do caixa abrangidos pela prestação. Se você controla apenas uma parte do negócio nesta cópia, não compare o resultado com o saldo de todas as contas. Registre o escopo na documentação do fechamento.

Saldo positivo também não equivale a lucro. Um recebimento pode se referir a uma venda de outro período, e uma saída pode ser um adiantamento. A planilha organiza movimentos; não calcula resultado contábil, tributos, dedutibilidade ou obrigações do MEI e do Simples Nacional. Para uma visão complementar da operação, veja a planilha de gestão financeira empresarial.

Antes de avaliar o saldo, confira Linhas a revisar. IDs repetidos, datas gravadas como texto, valores ausentes ou não positivos e opções inválidas ficam fora dos totais até a correção. A coluna O da base mostra Controle dos dados; Q informa se um lançamento válido está dentro do período escolhido.

1. Compare os movimentos realizados com o extrato e o caixa físico.
2. Procure IDs repetidos e diferenças de data ou valor.
3. Relacione cada movimento ao documento ou à referência disponível.
4. Resolva Pendente e Ajustar sem criar outra movimentação para o mesmo fato.
5. Confira novamente entradas, saídas, saldo inicial e saldo final.

Não apague uma divergência apenas para fazer o total bater. Registre o motivo, corrija o dado de origem e mantenha uma cópia do fechamento anterior quando isso for relevante para quem confere. Um filtro aplicado na grade muda o que você enxerga, mas não redefine o período nem limita os indicadores às linhas visíveis.

A tabela principal mostra uma prévia vinculada dos dez primeiros lançamentos. Os indicadores abrangem as 200 linhas preparadas. Digitar na linha 202 funciona; inserir valores abaixo dela exige ampliar fórmulas, validações, filtros e controles de duplicidade. Não use a prévia como uma segunda base de preenchimento.

No Resumo e Conferência, a coluna Movimentado soma os valores positivos dos movimentos realizados, incluindo entradas e saídas. Ela mede volume, não saldo. A média por movimento divide esse volume pela quantidade válida; não é ticket médio de vendas. Os gráficos usam as categorias listadas. Categorias adicionais aparecem em Outras categorias e entram no total do período, mas não ganham automaticamente uma nova barra.

Depois de conferir, salve o arquivo com período e versão, junto das referências dos comprovantes. Defina quem pode editar a base e quem apenas consulta o fechamento. O Excel não importa extratos, concilia documentos ou envia a prestação de contas automaticamente; essas etapas dependem do seu processo.